Thứ Hai, 6 tháng 6, 2016
Danh mục hồ sơ bắt buộc của ISO 9001:2008
Theo yêu cầu của tiêu chuẩn khi xây dựng ISO 9001:2008, Doanh nghiệp phải ban hành và áp dụng tối thiểu các tài liệu sau:
1. Chính sách chất lượng.
2. Mục tiêu chất lượng của công ty và mục tiêu chất lượng của từng cấp phòng ban chức năng.
3. Sổ tay chất lượng.
4. Sáu (06) thủ tục cơ bản sau:
- Thủ tục (quy trình) kiểm soát tài liệu
- Thủ tục (quy trình) kiểm soát hồ sơ
- Thủ tục (quy trình) đánh giá nội bộ
- Thủ tục (quy trình) kiểm soát sản phẩm không phù hợp
- Thủ tục (quy trình) hành động khắc phục
- Thủ tục (quy trình) hành động phòng ngừa.
Thông thường có thể kết hợp thủ tục hành động khắc và hành động phòng ngừa vào một thủ tục là thủ tục hành động khắc phục và phòng ngừa.
Để chứng minh Doanh nghiệp có áp dụng và duy trì việc áp dụng ISO 9001:2008, Doanh nghiệp phải lập và lưu giữ tối thiểu các hồ sơ sau để cung cấp cho các tổ chức chứng nhận cấp chứng nhận ISO 9001:2008:
- Hồ sơ thống kê kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng của từng phòng ban và của công ty
ISO 9001:2008 tăng cường tính hiệu lực thông qua tài liệu, nhưng nếu không kiểm soát hệ thống của bạn sẽ trở lên nặng nề
ISO 9001:2008 tăng cường tính hiệu lực thông qua tài liệu, nhưng nếu không kiểm soát hệ thống của bạn sẽ trở lên nặng nề
- Hồ sơ xem xét của lãnh đạo
- Hồ sơ về các hoạt động giáo dục, đào tạo, huấn luyện kỹ năng
- Hồ sơ về kinh nghiệm làm việc của nhân viên
- Hồ sơ lưu lại các kết quả xem xét khả năng thực hiện các yêu cầu của các đơn đặt hàng của khách hàng
- Các hồ sơ cung cấp thông tin đầu vào phục vụ cho thiết kế sản phẩm (nếu Doanh nghiệp có hoạt động thiết kế sản phẩm)
- Hồ sơ ghi nhận hoạt động xem xét thiết kế sản phẩm phẩm (nếu Doanh nghiệp có hoạt động thiết kế sản phẩm)
- Hồ sơ ghi nhận hoạt động kiểm tra xác nhận các giai đoạn của thiết kế sản phẩm (nếu Doanh nghiệp có hoạt động thiết kế sản phẩm)
- Hồ sơ kết quả xác nhận giá trị sử dụng của thiết kế sản phẩm (nếu Doanh nghiệp có hoạt động thiết kế sản phẩm)
- Hồ sơ ghi nhận kết quả xem xét các thay đổi thiết kế sản phẩm và hành động liên quan đến việc thay đổi thiết kế sản phẩm (nếu Doanh nghiệp có hoạt động thiết kế sản phẩm)
- Hồ sơ các kế quả đánh giá nhà cung cấp và tái đánh giá nhà cung cấp
- Hồ sơ về liên quan đến xác nhận giá trị sử dụng của quá trình sản xuất hoặc dịch vụ (nếu trong quá trình sản xuất, Doanh nghiệp không thể kiểm tra xác nhận bằng cách theo dõi, đo lường sản phẩm được sản xuất ra. Ví dụ: quá trình hàn, quá trình đổ bê tông,…)
- Hồ sơ xác định nguồn gốc sản phẩm nếu như việc xác định nguồn gốc sản phẩm là một yêu cầu.
- Hồ sơ liên quan đến việc hư hỏng mất mát tài sản của khách hàng (nếu Doanh nghiệp có lưu giữ tài sản của khách hàng)
- Các hồ sơ về hiệu chuẩn thiết bị đo lường, hoặc hồ sơ về kiểm tra xác nhận định kỳ về tình trạng của thiết bị đo lường.
- Các hồ sơ về việc hiệu chỉnh thiết bị đo lường (nếu có tiến hành hiệu chỉnh thiết bị đo lường)
- Hồ sơ về đánh giá nội bộ (kế hoạch đánh giá, chưong trình đánh giá, các ghi nhận trong khi đánh giá, các kết quả đánh giá và các hồ sơ về hành động khắc phục sau khi đánh giá)
- Các hồ sơ kết quả kiểm tra sự phù hợp của sản phẩm trước khi chuyển giao sản phẩm cho khách hàng.
- Hồ sơ ghi nhận bản chất sự không phù hợp khi xuất hiện sản phẩm không phù hợp
- Dữ liệu về phân tích mức độ thỏa mãn của khách hàng
- Dữ liệu phân tích về nhà cung cấp
- Hồ sơ về các hành động khắc phục
- Hồ sơ về các hành động phòng ngừa.
Ngoài những thủ tục, hồ sơ bắt buộc trên, Doanh nghiệp có thể xây dựng thêm các thủ tục, hướng dẫn công việc và lập các hồ sơ cần thiết nhằm đảm bảo hệ thống quản lý có hiệu lực và hiệu quả.
1. Chính sách chất lượng.
2. Mục tiêu chất lượng của công ty và mục tiêu chất lượng của từng cấp phòng ban chức năng.
3. Sổ tay chất lượng.
4. Sáu (06) thủ tục cơ bản sau:
- Thủ tục (quy trình) kiểm soát tài liệu
- Thủ tục (quy trình) kiểm soát hồ sơ
- Thủ tục (quy trình) đánh giá nội bộ
- Thủ tục (quy trình) kiểm soát sản phẩm không phù hợp
- Thủ tục (quy trình) hành động khắc phục
- Thủ tục (quy trình) hành động phòng ngừa.
Thông thường có thể kết hợp thủ tục hành động khắc và hành động phòng ngừa vào một thủ tục là thủ tục hành động khắc phục và phòng ngừa.
Để chứng minh Doanh nghiệp có áp dụng và duy trì việc áp dụng ISO 9001:2008, Doanh nghiệp phải lập và lưu giữ tối thiểu các hồ sơ sau để cung cấp cho các tổ chức chứng nhận cấp chứng nhận ISO 9001:2008:
- Hồ sơ thống kê kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng của từng phòng ban và của công ty
ISO 9001:2008 tăng cường tính hiệu lực thông qua tài liệu, nhưng nếu không kiểm soát hệ thống của bạn sẽ trở lên nặng nề
ISO 9001:2008 tăng cường tính hiệu lực thông qua tài liệu, nhưng nếu không kiểm soát hệ thống của bạn sẽ trở lên nặng nề
- Hồ sơ xem xét của lãnh đạo
- Hồ sơ về các hoạt động giáo dục, đào tạo, huấn luyện kỹ năng
- Hồ sơ về kinh nghiệm làm việc của nhân viên
- Hồ sơ lưu lại các kết quả xem xét khả năng thực hiện các yêu cầu của các đơn đặt hàng của khách hàng
- Các hồ sơ cung cấp thông tin đầu vào phục vụ cho thiết kế sản phẩm (nếu Doanh nghiệp có hoạt động thiết kế sản phẩm)
- Hồ sơ ghi nhận hoạt động xem xét thiết kế sản phẩm phẩm (nếu Doanh nghiệp có hoạt động thiết kế sản phẩm)
- Hồ sơ ghi nhận hoạt động kiểm tra xác nhận các giai đoạn của thiết kế sản phẩm (nếu Doanh nghiệp có hoạt động thiết kế sản phẩm)
- Hồ sơ kết quả xác nhận giá trị sử dụng của thiết kế sản phẩm (nếu Doanh nghiệp có hoạt động thiết kế sản phẩm)
- Hồ sơ ghi nhận kết quả xem xét các thay đổi thiết kế sản phẩm và hành động liên quan đến việc thay đổi thiết kế sản phẩm (nếu Doanh nghiệp có hoạt động thiết kế sản phẩm)
- Hồ sơ các kế quả đánh giá nhà cung cấp và tái đánh giá nhà cung cấp
- Hồ sơ về liên quan đến xác nhận giá trị sử dụng của quá trình sản xuất hoặc dịch vụ (nếu trong quá trình sản xuất, Doanh nghiệp không thể kiểm tra xác nhận bằng cách theo dõi, đo lường sản phẩm được sản xuất ra. Ví dụ: quá trình hàn, quá trình đổ bê tông,…)
 |
| Ví dụ quy trình đánh giá nội bộ |
- Hồ sơ xác định nguồn gốc sản phẩm nếu như việc xác định nguồn gốc sản phẩm là một yêu cầu.
- Hồ sơ liên quan đến việc hư hỏng mất mát tài sản của khách hàng (nếu Doanh nghiệp có lưu giữ tài sản của khách hàng)
- Các hồ sơ về hiệu chuẩn thiết bị đo lường, hoặc hồ sơ về kiểm tra xác nhận định kỳ về tình trạng của thiết bị đo lường.
- Các hồ sơ về việc hiệu chỉnh thiết bị đo lường (nếu có tiến hành hiệu chỉnh thiết bị đo lường)
- Hồ sơ về đánh giá nội bộ (kế hoạch đánh giá, chưong trình đánh giá, các ghi nhận trong khi đánh giá, các kết quả đánh giá và các hồ sơ về hành động khắc phục sau khi đánh giá)
- Các hồ sơ kết quả kiểm tra sự phù hợp của sản phẩm trước khi chuyển giao sản phẩm cho khách hàng.
- Hồ sơ ghi nhận bản chất sự không phù hợp khi xuất hiện sản phẩm không phù hợp
- Dữ liệu về phân tích mức độ thỏa mãn của khách hàng
- Dữ liệu phân tích về nhà cung cấp
- Hồ sơ về các hành động khắc phục
- Hồ sơ về các hành động phòng ngừa.
Ngoài những thủ tục, hồ sơ bắt buộc trên, Doanh nghiệp có thể xây dựng thêm các thủ tục, hướng dẫn công việc và lập các hồ sơ cần thiết nhằm đảm bảo hệ thống quản lý có hiệu lực và hiệu quả.
